КОНСУЛЬТАЦИИ on line

Поденков Андрей Владимирович
Поденков Андрей Владимирович
Эксперт в области:
Безопасность экономическая
Инжиниринг бизнеса
Автоматизация производства
Лицензирование
Сертификация
Менеджмент
Бизнес-образование
Безопасность информационная

Задать вопрос
Посмотреть ответы
Записаться на платную консультацию

Много Joomla шаблонов на www.templete.ru

Содержание материала

Статья может быть полезна разработчикам документации, впервые осваивающим документо-оборот в системах менеджмента качества. Наличие процедуры по управлению документаци-ей является обязательным требованием стандарта ISO 9001:2000. 
В системах менеджмента качества организаций документооборот является неотъемлемой ча-стью. Результативность действий организации во многом определяется наличием докумен-тов, адекватно описывающих процессы организации, а также документов, отражающих со-стояние организации, в частности, в области менеджмента качества.

 

Требования к документации в системах менеджмента качества определяются необходимостью передачи целей на нижние уровни организации, идентификации проблем, согласованности действий и предоставления объективных доказательств полученных результатов.

Ценность документации проявляется в нескольких критических случаях в системах менеджмента качества, таких как:

  • • достижение качества продукции и улучшение качества;
  • • обеспечение повторяемости процессов;
  • • прослеживаемость продукции;
  • • предоставление подходящего обучения;
  • • оценка результативности и эффективности систем менеджмента качества и всего производства;
  • • аудит второй и третьей стороной

Типы документов

Выпуск документации не должен производиться ради того, чтобы отчитаться перед выше-стоящим начальством, но должен добавлять ценность деятельности. В системах менеджмента качества имеется несколько типов документов, таких как:

  • • документы, содержащие требования: стандарты, ТУ и другая НТД;
  • • документация, которая предоставляет последовательную информацию, как внутрен-нюю, так и внешнюю, о Системе Менеджмента Качества. Многие организации представляют такую документацию в виде руководства по качеству;
  • • документация, которая описывает, как Система Менеджмента Качества или ее эле-менты применяются к определенному продукту, проекту или контракту. Многие организации представляют такую документацию в виде плана качества;
  • • документация, которая предоставляет информацию о том, как выполняются действия или процессы. Многие организации представляют такую документацию в виде процедур, технологических и рабочих инструкций;
  • • документация, которая предоставляет объективное свидетельство выполненных действий или достигнутых результатов. Такая документация представляется в виде запи-сей по качеству и отчетов качества.

Каждая организация устанавливает свой объем требуемой документации и использование нформационных технологий. Это зависит от таких факторов, как: размер и сложность орга-низации; сложность продуктов и процессов; риск неудовлетворения требований заказчика; компетентности персонала; степени, в которой необходимо демонстрировать соответствие требованиям системы менеджмента качества. Если уже есть документированная система ка-чества, то новая версия 
ISO 9001 не требует ее демонтажа, а нужна лишь доводка системы и ее адаптация. Отметим, что очень часто организации пасуют при необходимости вести непрерывный документооборот, и это может не соответствовать требованиям ISO 9001. В этом случае внедрение ISO 9001 становится процессом бессистемной замены неэффективных процедур, описывающих как-то процессы, на новые, но не более эффективные. Кроме того, чтобы система ме-неджмента качества не превратилась в кошмар детализированных процедур и было документов столько, сколько действительно необхо-димо для ее эффективного функционирования надо точно понять, а что же требуется стан-дартом ISO 9001.

Эффективно работающая система менеджмента качества, содержит несколько уровней доку-ментации (указывается обычноот 3 до 5 уровней), например:

  • • Политика и цели в области качества
  • • Руководство по Качеству
  • • Процедуры Системы качества, Планы качества
  • • Рабочие Инструкции
  • • Записи по Качеству, Отчеты по качеству

Вместо обычного построения пирамиды документов по вышеуказанному списку, разные ва-рианты которых можно найти в много численной литературе по менеджменту качества и сайтах интернета, приведем табл. 1, отражающую какие примерно документы нужны, чтобы выполнить требования стандарта ISO 9001.

 

Табл. 1. Типы и примеры документов в системах менеджмента качества

Требования стандарта ISO 9001 (4.2.1)

Примеры документов

Документированное изложение политики в области качества и целей в области качества

Заявление о политике, дерево целей

Руководство по качеству

 

Документированные процедуры Минимум 6 штук

 

Документы, необходимые организации для обеспечения уверенности в эффективном планировании ее процессов

Протоколы ревю требований к продукции, планы качества производственные графики, сетевые графики, планы закупок, планы отгрузки, планы ТО и текущих ремонтов оборудования, планы обучения персонала и т. п.

Документы, необходимые организации для

обеспечения уверенности в эффективной

реализации ее процессов

Требования к продукции: ТУ, технологические инструкции, технологические карты, чертежи и другая нормативно-технологическая документация (НТД)

Требования к измерениям и контролю Рабочие инструкции по производственным и сервисным

операциям, рабочие инструкции по измерениям и техническому контролю

Сменные задания

Документы, необходимые организации для

обеспечения уверенности в эффективном

управлении ее процессами

В дополнении к обязательным процедурам:

– корректирующих действий

– предупреждающих действий

– внутреннего аудита

укажем такие процедуры как:

– статистического регулирования процессов

– ревю менеджмента

– учет затрат на качество

Документы, порождаемые подобными процедурами, например, план корректировок, планы модернизации, планы метрологического обеспечения производства и т. д. заканчивают один цикл PDCA и начинают другой.

Записи по качеству

Используются различные формы, должна быть процедура управления записями по качеству

Суть управления документацией

Каждый аспект деятельности предприятия, согласно новой версии стандартов ISO серии 9000, рассматривается как процесс, управление которым основано на цикле Деминга – методологии PDCA (план – выполнение – проверка – корректирующие действия). 
Говоря о необходимости управлять документацией, нужно упомянуть о том, а что же такое вообще управление в рамках системы менеджмента качества. В стандарте ISO 9000 управление в системах менеджмента качества подразумевает разработку политики и целей в области качества, планирование 
качества, управление качеством, обеспечение качества и улучшение качества. На основании этого можно сделать вывод, что управление документацией подразумевает постановку цели, для чего нужна документация, установление плана действий по управлению документами и распределение ответственности, выполнение этих действий, проверка результатов на предмет соответствия требованиям, проведение улучшающих действий. 
Применительно к управлению документацией цикл Деминга можно представить в виде рисунка. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Цикл PDCA применительно к управлению документацией

*именно на стадии проверки устанавливается соответствие документации требованиям к описанию процессов, требованиям к системам менеджмента качества, а также п. 4.2. стандарта ISO 9001:2000.
**достигнутые результаты не должны ограничиваться соответствием требованиям ISO 9001:2000, необходимо стремиться к достижению более высоких целей, для чего и предпринимаются улучшающие действия. Если же результат не достигнут, то следует просмотреть документ (вполне возможно, что результативность не обеспечивается из-за ошибок в документе) и при необходимости отправить на корректировку