Бизнес-процессы: описание, оптимизация, регламентация

 В  последние годы в практике управления все большую популярность приобретает процессный менеджмент (процессный подход к управлению).
Многие руководители ошибочно связывают понятие бизнес-процессов только со сложными схемами, сложными компьютерными программами. Это может быть справедливо при описании процессов с целью автоматизации крупных предприятий, внедрении сложных ERP-систем. 
Но для целей регламентации деятельности малых и средних фирм есть другая, простая и доступная технология, овладеть которой можно на 2-хдневном семинаре.

Обучение на семинаре «Бизнес-процессы: описание, оптимизация, регламентация» затрагивает три основных вопроса: 
1) как правильно выделять и описывать бизнес-процессы в виде схем (VISIO Word IDEF); 
2) как проводить анализ и оптимизацию процессов по схемам; 
3) как перевести схемы в простые и понятные линейному персоналу текстовые регламенты.

 Процессный подход к управлению

Суть процессного подхода к организации деятельности компании: 
- определить, какая деятельность является регулярной, возобновляемой – это процессы.
- разделить по определенным правилам процессы верхнего уровня на более «детальные» подпроцессы (процессы базового уровня).

Каждый процесс базового уровня имеет:
а)  начало («вход»)- некоторое событие, которое его «запускает». Например, заявка клиента, наряд на сборку заказа, приказ директора…   
б) «Выход» - результат процесса. То, для чего процесс существует. Например, заключенный договор, деньги в кассе, принятый на работу сотрудник и т.д. 
в) «менеджер процесса». Контролирует выполнение процесса всеми сотрудниками, имеет полномочия в рамках процесса управлять сотрудниками других (смежных) подразделений, несет ответственность за результат.

Новая структура процессного управления (аппарат менеджеров процессов) без проблем накладывается на традиционную административно-функциональную структуру. Теперь управление деятельностью идет не только вертикально, но и горизонтально, «нанизывая» как на бусы функции смежных подразделений.

Внедрение процессного подхода
Для того, чтобы «подход» превратился в реально работающую систему управления, нужно:
1. Правильно выделить процессы, определить менеджеров
2. Описать эти процессы в виде блок-схем
3. Провести оптимизацию процессов (по наглядным схемам это делать легко)
4. На основании оптимизированных схем разработать регламенты для исполнителей – текстовые описания процесса
5. Провести инструктажи персонала, поработать по новым регламентам в тестовом режиме, внести корректировки
6. Периодически проводить аудиты персонала на знания регламентов процессов. Каждый сотрудник должен знать, в каких процессах и что он делает.
Новички при вводе в должность самостоятельно изучают регламенты, не занимая лишнего времени своего руководителя.

Кто должен владеть методами выделения, описания, оптимизации и регламентации бизнес-процессов? Конечно, менеджеры процессов. Регламент процесса – это инструмент управления!

Наш семинар дает основные теоретические знания о процессной системе управления, теорию и практику описания бизнес-процессов в виде схем и разработки регламентов. 40% времени семинара – практические упражнения.

Программа семинара

 I. Введение в бизнес-процессы (БП). 

1. Понятие процессного управления. Что такое процесс. Рассмотрение различных видов деятельности, применительно к процессному управлению.
2. Понятие бизнес-процесса организации.

II. Выделение бизнес-процессов
1. Уровни бизнес-процессов
2. Принципы выделения БП: первое приближение, выделение через результаты, согласование процессов по входам/выходам. 
3. Примеры выделения бизнес-процессов, ограничения и рекомендации при выделении.

III. Технология описания бизнес-процессов на базе моделей (схем)
1. Принципы описания бизнес-процессов
2. Уровни описания деятельности: операция, действие, процедура, бизнес-процесс базового уровня, направление деятельности.
3. Способы описания БП: кросс-функциональный подход. 
4. Алгоритм описания, графическое представление.
5. Практическое упражнение: описание схемы процесса «обратным ходом» (от конца к началу)
6. Правила проверки описания процесса (описание «прямым ходом»): верификация, добавление условий, добавление ссылок на другие процессы.
7. Практическое упражнение: проверка схемы процесса «прямым ходом»

IV. Технология оптимизации бизнес-процессов
1. Принципы оптимизации бизнес-процесса 
2. Оценки оптимальности БП: 
- критерии оптимальности, 
- оптимальность схемы, шагов, времени, результатов, управления процессом
3. Оптимизации бизнес-процесса: Изменение состава и последовательности процедур; Определение областей ответственности за процедуры; Определение нормативов выполнения и др.

V. Технология регламентации бизнес-процессов
1. Правила, нормы, традиции. Регламентация как часть корпоративной культуры.
2. Принципы регламентации БП.
3. Структура документации организации 
4. Требования к регламенту БП: Структура и общие требования к тексту; Разделы: «Общие положения», «Процедуры выполнения»,«Контроль за соблюдением», «Условия и ограничения»
5. Практическое упражнение: разработка фрагмента регламента на примере схемы процесса
6. Внедрение регламентирующих документов в деятельность персонала.

VI. Заключение
1. Роль и место бизнес-процессов в системе управления компании. 
2. Пути повышения эффективности управления.

Продолжительность 2-дня.
В стоимость включены кофе-пауза, обед, раздаточный материал. Каждому участнику выдается сертификат.

2) Подготовка и проведение семинара в корпоративном формате
Продолжительность базовой программы семинара - 2 дня (с 10 до 18 час).
Практические упражнения по описанию и регламентации процессов в базовой программе даются на типовом примере некоторого процесса (из практики автора).
При желании заказчика провести обучение на процессах своего предприятия (практика выделения процессов, описания схем и регламентов), необходимо увеличить продолжительность семинара до 3 дней.

Количество участников в группе – не более 18 чел.